Čas
nemizí
v
černé
díře
V
domácnosti
stejně
jako
v
práci:
Mnoho
zbytečně
promrhaných
chvil
Mezi
tou
řečí
nadporučík
Lukáš
seděl
již
dlouho
na
židli,
dívaje
se
Švejkovi
na
boty
a
myslil
si:
Můj
Bože,
vždyť
i
já
často
stejně
mluvím
takové
blbosti
a
rozdíl
je
jen
ve
formě,
kterou
to
podávám.
Lukášova
slova
si
možná
občas
někdo
připomene
na
některé
z
porad
či
schůzí,
když
řečník
je
zbytečně
zdlouhavý
a
rozvláčný,
zatímco
minuty
plynou.
Porady
bývají
často
označovány
za
největšího
zloděje
času.
Jsou
v
tom
však
nevinně.
Zdeněk
Kubín
Odborníci
tvrdí,
že
až
49
procent
naší
pracovní
doby
je
neproduktivní.
K
tomu
došel
na
základě
svých
průzkumů
mezi
manažery
rakouský
Institut
AVL.
Platí
to
však
jen
pro
Rakušany?
Podle
slov
Patrika
Hese
,
ředitele
pražské
společnosti
Time/system,
praxe
ukazuje,
že
tato
čísla
jsou
platná
i
v
českých
podmínkách.
Uvádí
se
například,
že
z
osmihodinové
pracovní
doby
-
což
je
480
minut,
představuje
aktivní
čas
320
minut,
tzv.
prázdný
čas
120
minut
a
odpočinek
(například
pití
kávy,
ale
i
protažení
při
práci
s
počítačem)
čtyřicet
minut.
Uvědomit
si,
kde
mizí
čas,
je
základním
předpokladem,
jak
snížit
množství
promrhaných
minut.
Když
manželka
zavelí
Představme
si
průměrnou
českou
rodinu.
Pracovně
vytížená
manželka
vydá
třeba
manželovi
příkaz:
Ukliď
s
děckama,
nakupte.
Muž,
pokud
tyto
činnosti
nedělá
pravidelně,
si
sice
může
říct
umyji
nádobí,
vyluxuji,
utřu
prach,
připravím
večeři.
Lítá
přitom
od
jedné
práce
k
druhé,
uprostřed
si
dáchne
u
piva
či
kávy,
poté
seřve
děti,
že
mu
nepomáhají
a
ty
začnou
luxovat
tam,
kde
to
již
otec
udělal.
A
pak
nad
vyluxovaným
kobercem
začnou
utírat
prach
z
polic.
Zatím
otec
odchází
nakoupit
-
šunku,
pivo,
salám,
zapomene
však
na
základní
poživatiny
jako
chléb
či
máslo,
pro
něž
musí
jít
znova.
Že
tato
situace
nemá
s
prací
nic
společného?
Ale
má.
A
hodně.
I
v
domácnosti
je
zřejmý
stejný
jev
jako
v
zaměstnání:
Příliš
mnoho
neproduktivního
času.
Stejné
jsou
i
příčiny:
Špatné
vedení
(manželkou,
která
je
v
tomto
případě
pomyslnou
nadřízenou
a
zkušenou
osobou,
avšak
vydává
příliš
obecný
pokyn),
nedostatečné
plánování
a
vlastní
špatné
vedení
(v
našem
případě
dětí),
špatná
pracovní
morálka,
nedostatečná
komunikace
(kdo
se
bude
čemu
věnovat),
chybějící
kvalifikace.
Průzkumy
mezi
manažery
ukázaly,
jak
se
která
z
těchto
složek
na
neproduktivním
pracovním
čase
podílí:
Špatné
vedení
(nadřízeným)
12
%,
nedostatečné
plánování
a
vlastní
špatné
vedení
30
%,
chybějící
kvalifikace
14
%,
špatná
pracovní
morálka
17
%,
nedostatečná
komunikace
27
%.
Přitom
jednotlivé
příčiny
se
mohou
vzájemně
spojovat
či
se
ovlivňovat,
jako
například
nedostatečná
komunikace
a
špatná
pracovní
morálka.
Vina
nejen
plánu
"Černé
díry"
ve
vesmíru
pohlcují
vše,
co
se
k
nim
přiblíží.
Ale
minuty
neproduktivního
času
přece
v
žádné
takové
díře
nekončí.
Neproduktivní
čas
je
několikerého
druhu.
První
je
bez
užitku
pro
firmu
-
strávený
třeba
děláním
si
kávy
či
čaje,
povídáním
s
kolegy,
čtením
sportovní
rubriky
novin
a
podobně.
Další
představuje
zbytečné
množství
práce,
protože
někde
se
stala
chyba
-
vedoucí
vydal
špatné
pokyny,
pracovník
si
nedokázal
práci
dobře
naplánovat,
nebo
se
lidi
mezi
sebou
dobře
nedomluví,
šéf
neumí
delegovat
a
dělá
práci,
kterou
může
bez
problémů
vykonat
někdo
jiný.
Za
neproduktivní
čas
může
být
ale
považován
i
takový,
v
němž
se
nevytvářejí
hodnoty,
přesto
je
pro
konečný
výsledek
potřebný.
Například
rozeslání
tisícovky
akvizičních
dopisů,
na
něž
odpoví
tři
čtyři
desítky
potenciálních
zákazníků
sice
samo
o
sobě
obchod
nepřinese,
ale
přivede
několik
zákazníků,
kteří
ho
uzavřou.
Takzvaný
Paretův
zákon
říká,
že
80
%
vynaložené
pracovní
doby
přinese
20
%
hodnot,
zatímco
20
%
času
přináší
80
%
hodnot.
Například
65
%
času
manažera
představují
rutinní
úkoly,
malichernosti
jako
třeba
vyřizování
pošty,
což
však
přináší
jen
15
%
hodnot.
Tento
poměr
lze
zřejmě
výrazně
snížit
delegováním
na
podřízené
pracovníky.
Manažer
má
značné
množství
svého
času
věnovat
tvůrčí
práci,
která
v
sobě
zahrnuje
například
vymýšlení
nových
postupů,
analyzování
situace,
rozhodnutí.
Co
nejméně
času
by
měl
věnovat
administrativě,
i
když
úplně
se
jí
vyhnout
nelze.
Jaká
je
však
skutečnost?
Průzkumy
AVL
ukazují,
že
manažerův
pracovní
čas
je
rozložen
následovně:
Čtyři
procenta
aktivní
práce
(tvůrčí),
čtrnáct
procent
pasivní
(reakce
na
různé
podněty),
tři
procenta
vzdělávání
(kurzy,
semináře,
studium
profesní
literatury,
odborného
tisku),
34
%
administrativa
(vyřizování
dopisů,
podpisování
příkazů
a
výkazů
atd.).
Samostatná
práce
(bez
delegování),
v
níž
se
realizují
závěry
zmíněné
aktivní
části,
představuje
25
%
času.
Zbývajících
20
%
je
ostatní
čas,
v
němž
se
skrývá
například
doba
strávená
na
cestách,
na
chodbách,
na
obědě,
ale
i
snaha
někam
se
dovolat.
Kruh
dovedností
Změnu
těchto
poměrů
ve
prospěch
aktivního
a
tvůrčího
času
lze
docílit
dobrým
řízením
-
druhých,
ale
především
sama
sebe.
Dá
se
říci,
že
začít
je
asi
třeba
u
plánu
vlastního
času
a
pokud
možno
jeho
dodržování.
S
tím
je
pak
spojeno
delegování
-
nezabývat
se
maličkostmi,
které
může
vyřešit
někdo
jiný,
komu
manažer
dá
příslušné
pravomoce
a
odpovědnost.
Ten
ale
musí
mít
jasno:
Co
má
udělat,
jaký
má
být
výsledek.
A
jsme
u
komunikace,
kterou
si
musí
manažer
osvojit
tak,
aby
byla
jasná,
stručná,
výstižná.
Heint
Weihrich
a
Harold
Koontz
ve
své
knize
Management
doporučují
pro
písemnou,
ale
i
ústní
komunikaci
používat:
jednoduchá
slova
a
jednoduché
výrazy;
krátká
a
dobře
známá
slova;
osobní
oslovení,
kdykoli
je
to
vhodné;
ilustrace,
příklady
a
schémata;
krátké
věty
a
krátké
odstavce;
přítomný
čas;
vyhýbat
se
nevhodným
slovům.
I
přes
přenesení
úkolů
a
některých
rozhodovacích
pravomocí
na
podřízené
však
je
třeba
kontrolovat.
Jak
často,
to
záleží
na
tom,
jaké
spolupracovníky
si
manažer
vybral
a
jak
je
motivuje.
Patrik
Hes
z
Time/system
uvádí,
že
v
pravomoci
jeho
sekretářky
je
nakupovat
měsíčně
občerstvení
pro
jednání
se
zákazníky
za
asi
tisíc
korun.
Na
její
kontrolu
nemusí
věnovat
téměř
žádný
čas.
Sekretářka
totiž
ví,
že
zákazník
se
u
nich
bude
cítit
lépe,
když
mu
nabídnou
kávu,
čaj
či
minerálku.
A
lépe
se
mu
bude
s
jejich
firmou
jednat
a
uzavírat
obchod.
Množství
zakázek
znamená,
že
se
firmě
-
a
s
ní
i
jejím
zaměstnancům
-
povede
dobře.
Přeměnu
neefektivních
minut
v
efektivní
tedy
ovlivňují
všechny
manažerovy
vlastnosti
a
schopnosti.
Dá
se
pak
říci,
že
dobrého
manažera
lze
také
poznat
nejen
podle
toho,
jak
dlouho
-
třeba
do
pozdní
noci
-
pracuje,
ale
podle
toho,
jak
efektivně
dokáže
využívat
svůj
čas
a
redukovat
neefektivní
část
pracovní
doby
na
co
nejnižší
míru.