| s-10
| Negli uffici di Capitol Hill, la collina del potere dove ha sede il parlamento degli Stati Uniti, sono state contate almeno 4 mila stazioni di lavoro attrezzate con macchine elettroniche: |
| s-11
| Ognuna delle principali marche mondiali è presente, da Ibm a Wang, da Honeywell a Olivetti. |
| s-12
| Sono notizie che fanno contento, e anche un pò orgoglioso, Louis Nauges, l'ingegnere elettrotecnico francese che ha inventato nel 1976 la parola 'bureautique' (in italiano, burotica) e l'ha addirittura brevettata, ma solo per proteggere il marchio della sua società di consulenza, la Bureautique s a ('perciò', dice con condiscendenza, 'tutti possono usare questa parola, purché non la trasformino in ragione sociale'). |
| s-13
| Per Nauges i settori più favorevoli all' introduzione della burotica sono quelli dove è più accanita la competitività: |
| s-14
| E quale settore è più competitivo di un sistema politico fondato su elezioni ogni quattro anni? |
| s-15
| Alla fine dello scorso novembre, Louis Nauges ha tenuto un affollato seminario a Milano. |
| s-16
| Alto, magro, ancora più giovane dei suoi 41 anni, le mani sempre in movimento, Nauges affascina i suoi interlocutori, che hanno pagato mezzo milione a testa per venirlo a sentire, con una raffica di paradossi e di esempi, intervallati da un leit-motiv che pare uno slogan pubblicitario: |
| s-17
| 'la bureautique est facile, c'est très facile'. |
| s-18
| C'est très facile, per esempio, dimostrare che l'intera fascia dei cosiddetti 'colletti bianchi', formata da impiegati, quadri intermedi e dirigenti, con tutto il relativo corteo di segretarie, dattilografe e addetti vari, costa sempre di più alle aziende, soprattutto se paragonata alla fascia tradizionalmente contrapposta alle 'tute blu', in costante calo per effetto della robotica e dell' automazione industriale. |
| s-19
| Il personale d'ufficio, ha calcolato una media azienda americana, rappresenta il 51,6 per cento dei suoi dipendenti, e riceve il 60,98 per cento del monte salari. |
| s-20
| Allora, dobbiamo licenziare tutte le segretarie, come si diceva qualche anno fa, e sostituirle con macchine elettroniche? |
| s-21
| Bè, dice Nauges, sarebbe molto più conveniente licenziare i manager. |
| s-22
| È stato calcolato che i dirigenti rappresentano il 26 per cento dei costi del personale, i quadri intermedi e i tecnici il 40 per cento, gli impiegati amministrativi il 28 per cento, e le segretarie dattilografe il 6 per cento. |
| s-23
| E che cosa fanno i dirigenti nelle ore d'ufficio? |
| s-24
| Per la maggior parte del loro tempo, parlano: |
| s-25
| Parlano nel corso di riunioni programmate, che li impegnano per il 59 per cento del loro tempo. |
| s-26
| in riunioni non previste, per un altro 10 per cento; |
| s-27
| in telefonate, per il 6 per cento. |
| s-28
| Infine, occupano il 22 per cento del tempo lavorando nel proprio ufficio e il 3 per cento in spostamenti. |
| s-29
| Perciò, aggiunge Nauges, 'c'est très facile' ridurre gli sprechi di un capitale così prezioso e lautamente pagato. |
| s-30
| Per esempio, facendo in modo che il 75 per cento delle telefonate non vadano sprecate per assenza dell' interlocutore, che molte ore di riunione non si perdano per la difficoltà di mettere insieme tutte le persone interessate, che il prezioso tempo del dirigente, e quello meno prezioso, ma pur sempre caro, della segretaria, non siano consumati nella ripetizione ossessiva di lavori che invece potrebbero essere fatti una volta sola. |
| s-31
| Eppure, ogni volta che deve scrivere una lettera e ne scrive decine al giorno, un dirigente 'non burotico' impiega il doppio del tempo necessario: |
| s-32
| Detta la prima bozza alla segretaria (o la scrive a mano su un foglio di appunti), e la segretaria la batte a macchina. |
| s-33
| Rilegge la copia battuta a macchina e la corregge, e la segretaria la riscrive in bella copia, e così avanti fino a quando la lettera ha assunto la sua forma definitiva. |
| s-34
| Come agirebbe, al suo posto, il dirigente 'burotico'? |
| s-35
| Per cominciare, avrebbe sulla scrivania un personal computer collegato a una rete locale. |
| s-36
| Così, senza dover chiamare la segretaria e perder tempo prezioso se questa è occupata altrove, potrebbe battere la prima stesura della lettera sulla tastiera del personal ed indirizzarla , con la posta elettronica, al terminale della stazione di lavoro della segretaria, che può essere un personal dello stesso tipo, o anche un sistema di video scrittura più specializzato. |
| s-37
| La segretaria non dovrebbe far altro che aggiungere alla lettera gli abbellimenti grafici, correggere gli errori di battitura e di ortografia (da una inchiesta americana si è scoperto che uno dei principali ostacoli alla diffusione delle tastiere sulle scrivanie dei manager è proprio il loro timore di rivelare una scarsa conoscenza dell' ortografia che può essere invece camuffata nella dettatura o con una scrittura a mano molto nervosa), e rispedirla al manager per eventuali ripensamenti o per l'ok definitivo, sempre usando posta elettronica. |
| s-38
| Ciascuno dei due farebbe così solo una parte del lavoro, quella che gli compete, senza ripetizioni e copiature dequalificanti. |
| s-39
| In sostanza, sembra che il primo risultato dell' office automation sia quello di fare a meno delle macchine da scrivere. |
| s-40
| E non solo per Louis Nauges, che già alcuni anni fa scandalizzava i partecipanti ai suoi seminari mimando con impegno il lancio di una macchina da una finestra aperta. |
| s-41
| 'guardi', dice Emanuele Accolla, direttore della divisione sistemi della Texas Instruments Italia, 'nella stanza accanto ci sono quattro segretarie, con quattro personal computer e una sola macchina da scrivere. |
| s-42
| E sa a che cosa serve? |
| s-43
| A scrivere l'indirizzo sulla busta quando si deve inviare una lettera a una sola persona, perché prenderebbe troppo tempo farlo con la stampante del personal'. |
| s-44
| Alla Texas Instruments, come alla Digital, alla Honeywell, alla Ibm o alla Olivetti, l'automazione degli uffici non è solo un prodotto in vendita. |
| s-45
| Le grandi multinazionali dell' informatica sono le prime e più convinte utilizzatrici dei computer da scrivania: |
| s-46
| Perché fanno parte di un settore in forte concorrenza, come direbbe Nauges, o per la vecchia regola per cui il produttore deve essere il primo consumatore dei suoi prodotti? |
| s-47
| Forse per entrambi i motivi, così come le grandi industrie automobilistiche si sono messe a produrre i robot che fanno le automobili, e li usano per fare altri robot, che fanno altre macchine. |
| s-48
| Comunque, la burotica alla fine si paga da sé, lo ha constatato proprio Digital, che ha collegato 35 mila suoi impiegati e dirigenti con una sola rete di posta elettronica, e ha calcolato di aver risparmiato in un anno (1984) ben 7 milioni di dollari soltanto in bloc-notes. |
| s-49
| O la Texas Instruments che ha dotato di terminali intelligenti (personal computer più o meno capaci) 30 mila dipendenti in tutto il mondo, con il vantaggio, per esempio, di avere la situazione contabile mensile consolidata a livello mondiale, cioè il bilancio completo di tutte le società del gruppo sparse per il mondo e tutte le relative interazioni, cinque giorni dopo la fine del mese, un prodigio studiato nei corsi di management della Harvard Business School. |
| s-50
| Eppure, in Italia e anche in Europa, l'avanzata dell' elettronica negli uffici è ancora piuttosto lenta e certo inferiore alle attese di cinque o dieci anni fa. |
| s-51
| 'da almeno dieci anni', conferma Franco Agostinucci, direttore delle strategie di prodotto Olivetti, 'si ripetono le stesse proiezioni. |
| s-52
| Avremo un ufficio del futuro senza carta, dove si trasmettono immagini, dati e voce con collegamenti molto elastici. |
| s-53
| In realtà da dieci anni ci stiamo avvicinando a questo scenario, ma non l'abbiamo ancora raggiunto'. |
| s-54
| Il mercato europeo dell' office automation è enorme: |
| s-55
| È stato calcolato che 131 milioni di persone in Europa occidentale hanno un lavoro; |
| s-56
| 53 milioni possono essere definiti 'colletti bianchi' e 33 milioni lavorano in uffici. |
| s-57
| Dotarli tutti di un terminale elettronico, di una work station, come si tende a chiamare con un termine unico sia il personal computer, sia il sistema di videoscrittura o il telefono computerizzato, è la grande scommessa che vede impegnate tutte le industrie elettroniche: |
| s-58
| Dalle aziende di telecomunicazione come Ericsson o Atet, alle società specializzate nella produzione di computer di taglia media o grande, dai produttori di personal computer a quelli di fotocopiatrici. |
| s-59
| Elserino Piol, direttore generale della Olivetti, prevede che nel 1987 si venderanno in Europa più di 4,5 milioni di work station, che per il 40 per cento saranno personal computer, anche se nel frattempo la distinzione fra personal computer, macchine per video scrittura e terminali intelligenti sarà sempre meno nitida. |
| s-60
| Questo mercato sarà dominato dalle aziende capaci di produrre e commercializzare grandi quantità di prodotto, aziende, dice Piol, in grado di produrre oltre un milione di work station all' anno. |
| s-61
| Si realizzeranno, questa volta, le previsioni, o saremo a capo, come dieci anni fa? |
| s-62
| Gli elementi per rispondere affermativamente oggi ci sono, e lo confermano produttori con caratteristiche, origini e dimensioni diverse. |
| s-63
| C'è la tecnologia, o meglio, la tecnologia è ora disponibile a prezzi accettabili e che scenderanno ancora per qualche anno. |
| s-64
| 'se oggi assume un nuovo impiegato', spiega Agostinucci, 'l'azienda dà per scontato che di un telefono: lo deve dotare. |
| s-65
| Nessuno fa una valutazione di costi-benefici per mettergli un telefono sulla scrivania. |
| s-66
| Ora i costi delle work station sono tali che nessuno si pone più in maniera drammatica il problema di giustificare il loro acquisto in termini di aumento di efficienza'. |
| s-67
| Disponibile come un telefono, la work station sarà tuttavia, anche nei prossimi anni, parecchio più difficile da usare del suo antenato burotico. |
| s-68
| 'quando alla Texas Italia', dice Accolla, 'abbiamo sostituito, in un anno, 60 terminali stupidi con 240 personal computer che fanno quasi esclusivamente posta elettronica, abbiamo anche dovuto addestrare 500 persone per 40 ore a persona. |
| s-69
| Questo Impegno, e il costo relativo, devono essere tenuti ben presenti da quanti iniziano un piano di razionalizzazione del lavoro di ufficio'. |
| s-70
| Un impegno e un costo che si ridurrebbero di molto se la scuola desse una mano fornendo una sufficiente cultura informatica ai futuri manager. |
| s-71
| 'non si viene ammessi al Master Of Business Administration of Harvard', commenta Nauges, 'se non si possiede un computer Ibm o compatibile. |
| s-72
| È una richiesta precisa dell' università, come altri richiedono un Macintosh o un Hewlett-Packard. |
| s-73
| Invece, in Europa, il Manager che sa battere a macchina quasi se ne vergogna'. |
| s-74
| Terzo ostacolo in via di rimozione sulla strada della burotica è stato finora quello del collegamento fra le macchine o, come dicono i tecnici, delle reti locali (in inglese, lan, local area network). |
| s-75
| Come per altre caratteristiche, all' inizio della storia ogni produttore ha cercato di far passare un sistema di collegamento (che non significa solo una rete fisica, come il doppino telefonico, il cavo coassiale o la fibra ottica, ma anche le caratteristiche di trasmissione, i programmi software per gestire le trasmissioni, gli ordini di precedenza eccetera), per poi accorgersi che solo una maggiore standardizzazione poteva favorire lo sviluppo di tutti. |
| s-76
| Fino alla fine del 1985 il mercato delle lan sembrava un gruppo di fidanzate in attesa del ragazzo partito militare: |
| s-77
| A ogni stormir di fronda, a ogni trillo del telefono, tutte si precipitavano all' apparecchio. |
| s-78
| L'annuncio tanto atteso è finalmente arrivato ai primi di novembre: |
| s-79
| Ibm, dopo molte esitazioni e almeno una falsa partenza, ha definito le caratteristiche della propria rete locale, che si chiamerà Token-ring e sarà disponibile a partire dall' autunno 1986. |
| s-80
| La Notizia, sperano tutti, anche i concorrenti di Big Blue, provocherà un ampliamento del mercato, come già accadde quando IBM entrò nel settore del personal computer, e favorirà tutti perché almeno sarà chiaro qual è lo standard di fatto cui devono rendersi compatibili gli altri. |
| s-81
| Ci sono le macchine, ci sono le reti: |
| s-82
| Che cosa farà con la sua work station l'impiegato del 1990? |
| s-83
| Per la maggior parte del suo tempo, riceverà e invierà informazioni: |
| s-84
| Lettere, pro memoria, dati e previsioni relative al suo settore di responsabilità all' interno dell' azienda. |
| s-85
| Ogni mattina, appena arrivato, chiederà alla casella della posta elettronica se ci sono messaggi per lui; |
| s-86
| Poi preparerà le risposte da inviare agli schermi delle work station dei suoi colleghi, quelli della stanza accanto, come quelli della sede di Francoforte o della casa madre di San Francisco. |
| s-87
| Ancora, preparerà i testi delle lettere che verranno spedite nella casella della work station della segretaria per il lavoro di maquillage e quindi di stampa. |
| s-88
| Finita la fase di comunicazione, gli rimarrà un po' di tempo per usare il computer per le proprie necessità: |
| s-89
| Richiamerà dall' archivio centrale i dati sulle vendite del prodotto di cui è responsabile e li confronterà con le proprie previsioni del mese precedente: |
| s-90
| Gli scostamenti e le somiglianze gli daranno elementi per impostare nuove analisi di tendenza. |
| s-91
| Quando tutto sarà pronto, ne estrarrà i numeri più importanti, li trasformerà in grafici significativi, e metterà tutto in archivio (il disco rigido del mini che sta al piano sotto). |
| s-92
| fra una settimana, quando il capo chiederà la solita relazione, almeno le tabelle e i grafici saranno già pronti. |
| s-93
| Tutto quello che serve per lavorare in questo modo è disponibile da oggi: |
| s-94
| Per completare il quadro si aggiungeranno probabilmente, da qui a cinque anni, sistemi per il trattamento della voce e delle immagini. |
| s-95
| 'fin d'ora', dice Agostinucci, 'è possibile trasformare la voce che giunge, per esempio, dal telefono, in segnali digitali, e trattarli come qualsiasi altro insieme di dati: |
| s-96
| Registrarli , richiamarli a comando, inviarli a più persone. |
| s-97
| In un prossimo futuro, quando queste funzioni costeranno meno, e soprattutto saranno disponibili i microprocessori, le memorie e le reti di grande portata che esse richiedono, si potrà scegliere fra una posta elettronica che trasmette informazioni scritte e una che tratta messaggi orali. |
| s-98
| Per le immagini, già oggi si assiste a un significativo boom dei sistemi che permettono di inviare per telefono immagini da una fotocopiatrice a un'altra distante anche migliaia di chilometri. |
| s-99
| in un futuro abbastanza prossimo si potranno dotare le work station di scanner che trasformano le immagini in segnali digitali, e poi elaborare, memorizzare, trasmettere e stampare queste immagini come se fossero testi scritti. |
| s-100
| Tutti gli elementi del sistema sono disponibili già oggi, comprese le stampanti laser ad alta qualità che si stanno moltiplicando: |
| s-101
| Occorre solo attendere che lo sviluppo tecnologico e produttivo ne riduca i prezzi'. |
| s-102
| Insomma, è già pronto tutto quel che serve per rendere il lavoro di ufficio meno noioso e frustrante, per far dimenticare le attese al telefono che non risponde, per sgombrare la scrivania di ritagli, bozze e appunti, per far scomparire dagli armadi e dai muri la costellazione dei foglietti gialli autoadesivi. |
| s-103
| Eppure anche gli Strumenti più elementari dell' office automation, la posta elettronica, il word-processing non sono ancora entrati nell' abitudine delle aziende. |
| s-104
| 'il fatto è', risponde Giuseppe Longo direttore marketing Olivetti', che per troppo tempo si è creduto che la razionalizzazione del lavoro d'ufficio dovesse essere progettata e gestita in modo rigido, costruendo un progetto globale e definito in tutti i suoi particolari. |
| s-105
| Solo da qualche anno si incomincia a capire che è più logico e più conveniente partire dal basso, dalle aree e dai settori più ricettivi per poi espandersi a macchia d'olio. |
| s-106
| Bisogna costruire nelle aziende delle task force che servano di riferimento e anche di addestramento per gli altri reparti. |
| s-107
| Anche perché oggi, grazie agli sviluppi della tecnologia, si hanno minori preoccupazioni per le compatibilità e per gli standard'. |
| s-108
| Oggi, conferma Nauges, 'c'est plus facile'. |
| s-109
| E se si vuol fare un bilancio dell' operazione, basta contare il numero dei telefoni che ci sono nell' azienda e prevedere di acquistare un personal computer per ogni telefono. |